Microsofts SharePoint Syntex ist eine intelligente Plattform zur Verarbeitung von Dokumenten, welche Unternehmen dabei unterstützt, KI- und Machine-Learning-Kapazitäten für ihre existing SharePoint Online-Inhalte und business-Processes zu nutzen. Die Fähigkeiten von Sharepoint Syntex zur Dokumentenverarbeitung, Inhalts-, Extraktion und Klassifizierung machen sie zu einem vielversprechenden Dienst für Unternehmen. Microsoft hat das Tool entwickelt, um die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie das Management und die Interaktion mit strukturierten und unstrukturierten Daten in SharePoint-Dateien zu unterstützen. Eine unreflektierte Nutzung neuer Technologien kann allerdings auch Herausforderungen mit sich bringen. Um eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung von Syntex in einer Organisation sicherzustellen, sollten SharePoint-Administratoren die folgenden Best Practices berücksichtigen, wenn sie den Service evaluieren und implementieren.

1. Verstehe, was Syntex kann und was es bietet

SharePoint Syntex ist eine künstliche Intelligenz-geführte Dokumentenprozessing-Plattform. Sie bietet folgende Fähigkeiten an:

Entity-Extraktion (auch bekannt als Named Entity Recognition), eine Natural Language Processing (NLP)-Fähigkeit, die Informationen aus Text extrahieren kann.

Dokumentenanalyse, welche NLP verwendet, um Dokumente zu überprüfen.

Dokumentenklassifizierung, welche Inhalte automatisch mit relevanten Metadaten und Geschäftskategorien verschlagwortet.

Prozessautomatisierung, welche Standard-Geschäftsprozesse automatisiert.

Als Best Practice sollten Admins diese Fähigkeiten verstehen und identifizieren können, wie Syntex – mit diesen Fähigkeiten – auf spezifische Geschäftsprobleme angewendet werden kann.

2. Verstehe Geschäftsschmerzpunkte

Während neue Technologien aufregend sind und KI überall ist, können Administratoren den Erfolg von Syntex nur sicherstellen, wenn sie definieren, welche Geschäftsprobleme sie lösen möchten. Admins müssen ermitteln, mit welchen Herausforderungen ihre Benutzer regelmäßig konfrontiert sind und ob Syntex ihnen dabei helfen kann.

Wenn Admins gemeinsame Herausforderungen verstehen und dokumentieren, können sie den Einsatz von Syntex besser auf die erwarteten Probleme abstimmen. Zur Erkennung dieser Herausforderungen können Admins beispielsweise Rundtischdiskussionen mit Benutzern führen, um aus erster Hand zu erfahren, welche Probleme sie haben.

3. Definiere Geschäftsanforderungen

Sobald Admins die Schmerzpunkte der Organisation und die Art und Weise verstanden haben, wie Syntex helfen kann, können sie ihre Hauptanforderungen an den Service bestimmen. Admins können ein Dokument mit Anforderungen erstellen, das klare Erwartungen darüber definiert, wie SharePoint Syntex Geschäftsbedarf automatisieren oder adressieren wird. Das Dokument sollte Folgendes enthalten:

Detaillierte Anwendungsfälle.

Aufbewahrungsanforderungen.

Flussdiagramme.

Relevante Screenshots für das ideale Ergebnis.

Mit diesem Dokument kann die Zustimmung der Geschäftsleitung darüber eingeholt werden, welche Dokumente und Seiten im SharePoint erstellt werden sollen sowie technische Anforderungen für die Verwendung von Syntex.

4. In Betracht ziehen von SharePoint-Vorlagen

Microsoft bietet mehrere vorgefertigte Modelle und Site-Vorlagen als Teil seines Content Centers an. Einige Vorlagen enthalten beispielsweise:

Kontenabwicklungsprotokolle.

Vertragsmanagement-Vorlagen.

Rechnungsmodelle.

Quittungen.

Vorlagen können die Entwicklungszeit verkürzen und eine out-of-the-box-Funktionalität bieten, ohne von null anfangen zu müssen.

5. Implementiere eine Testseite für Demos und Testing

Wenn SharePoint-Administratoren bereit sind, Syntex einzuführen, sollten sie eine Demo- und Testseite erstellen, um sie außerhalb der tatsächlichen Produktionsseite auszuprobieren. Diese Testseite ermöglicht es den Admins, verschiedene Anwendungsfälle und Modelle mit verschiedenen

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Von David Mitchell

David Mitchell ist ein kritisch anerkannter Autor für seine innovativen Geschichten erzählen und einzigartige narrative Strukturen. Seine Romane, darunter "Cloud Atlas" und "The Bone Clocks", wurden für zahlreiche literarische Auszeichnungen kurz gelistet und in erfolgreiche Filme und Fernsehsendungen angepasst.

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